Meldeverfahren
Zahlstellenmeldeverfahren – netPension® ZMV
Ein laufender Dialog zwischen Zahlstelle, Krankenkasse und ITSG – kein einmaliger Datenaustausch. netPension® ZMV führt ihn für Sie: verschlüsselt, fristgerecht und für jeden einzelnen Versorgungsbezug nachvollziehbar.
Von der ITSG zertifiziert · als eigenständiges Produkt erwerbbar – On-Premise oder als SaaS-Lösung
Was ist das?
Das Zahlstellenmeldeverfahren, kurz erklärt.
Das Zahlstellenmeldeverfahren dient der Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweisen von Zahlstellen an die gesetzlichen Krankenversicherer. Meldepflichtige sind seit dem 1. Januar 2006 verpflichtet, Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise ausschließlich verschlüsselt elektronisch an die Datenannahme- und Verteilstellen zu übermitteln; seit dem 1. Januar 2009 gilt das auch für Meldungen zur Beitragserhebung. Für Zahlstellen selbst ist das maschinelle Verfahren seit dem 1. Januar 2011 verpflichtend.
Zahlstelle in diesem Sinn ist jede Einrichtung, die Versorgungsbezüge auszahlt – ein Versorgungswerk ebenso wie eine Pensionskasse, eine Versicherung oder eine Betriebsrentenverwaltung. Technischer Kommunikationspartner ist die ITSG.
Bezugsgröße
Im Mittelpunkt steht der einzelne Versorgungsbezug.
Nicht der Rentner und nicht die Meldung: Alle Meldungen und Rückmeldungen beziehen sich immer auf genau einen identifizierten Versorgungsbezug. Bezieht jemand zwei Bezüge, laufen zwei getrennte Dialoge.
Eindeutig identifiziert über
Vier Merkmale.
Versicherungsnummer (VSNR)
Krankenkasse (BBNRKK)
Zahlstellennummer (BBNRVU)
Aktenzeichen des Versorgungsbezugs (AZVU)
Seit dem 1. Januar 2024 ist das Aktenzeichen verpflichtender Bestandteil der Identifikation.
Lebenszyklus
Ein Versorgungsbezug durchläuft fünf Zustände.
01
Nicht gemeldet
Der Versorgungsbezug existiert noch nicht oder wurde der Krankenkasse noch nicht bekannt gemacht. Der Kasse liegen keine Informationen zur Beitragspflicht vor.
02
Vorabbescheinigung – optional
Vor Beginn der Auszahlung kann die Zahlstelle die Beitragsmerkmale abfragen: Personendaten, geplanter Beginn, erwarteter Zahlbetrag und Art des Versorgungsbezugs gehen an die Kasse, die mit den voraussichtlichen Beitragsmerkmalen antwortet. Die Vorabbescheinigung ersetzt die spätere Beginn-Meldung nicht.
03
Aktiv gemeldet
Mit der ersten Auszahlung folgt die Beginn-Meldung. Die Krankenkasse prüft Versicherungsverhältnis, Zuständigkeit, Beitragspflicht, Freibeträge sowie Kranken- und Pflegeversicherung und übermittelt die gültigen Beitragsmerkmale.
04
Geändert
Rentenanpassung, geänderter Zahlbetrag, geänderte Merkmale oder Korrekturen bereits gemeldeter Daten führen zu einer Änderungs-Meldung. Der Bezug bleibt aktiv, erhält aber eine neue fachliche Ausprägung.
05
Beendet
Tod, vollständige Kapitalisierung, Ende des Anspruchs oder Überleitung auf einen anderen Bezug: Die Ende-Meldung schließt den Lebenszyklus ab.
Strom A
Was die Zahlstelle meldet.
Meldegrund · Auslöser
MG 5 · Vorabbescheinigung
Beitragsmerkmale vor der ersten Auszahlung abfragenMG 1 · Beginn
Erstmalige Zahlung oder Wiederaufnahme nach vorherigem EndeMG 2 · Änderung
Rentenanpassung, geänderter Zahlbetrag, geänderte MerkmaleMG 3 · Ende
Einstellung, Kapitalisierung, Tod, Wechsel auf einen anderen Bezug
Strom B
Was die Krankenkasse zurückmeldet.
Rückmeldung · Bedeutung
RM 1
Beitragspflicht festgestellt: Freibetrag, Beitragssatz, KV- und PV-Merkmale, GültigkeitszeitraumRM 2
Änderung der Beitragsmerkmale – etwa Kassenwechsel, Statuswechsel oder neuer FreibetragRM 3
Ende der BeitragspflichtRM 4
Ablehnung oder Klärungsbedarf: Versicherter unbekannt, fehlerhafte VSNR, unzuständige KasseRM 5 bis 9
Vorabbescheinigungen, Korrekturen, technische Verfahrensinformationen, Sonderfälle
Die beiden Ströme sind voneinander unabhängig. Die Krankenkasse kann jederzeit neue Beitragsmerkmale übermitteln – auch ohne dass die Zahlstelle etwas gemeldet hätte. Die Beitragsberechnung muss darauf reagieren, nicht umgekehrt.
In netPension® ZMV
Der ganze Dialog, nicht nur der Versand.
Die Meldungen entstehen aus den Leistungsdaten, die ohnehin im System stehen. Wer netPension® als Bestandsführungssystem einsetzt, meldet ohne zweite Erfassung – und wer nur das ZMV nutzt, übernimmt die Daten über eine Schnittstelle aus der eigenen Fachanwendung.
Import und Validierung der Daten aus der Fachanwendung
Erstellung und verschlüsselter Versand der Meldedateien
Einlesen und Verarbeiten der Rückmeldungen
Bestandsabgleich zwischen Zahlstelle und Krankenkassen
Berechnung des Versorgungsbezugs-Maximums
Protokolle und Übersichten über alle Meldungen und Rückmeldungen
Pflege der Krankenkassen-Stammdaten, ihrer Beitragssätze und ihrer Datenannahmestellen
Von der ITSG zertifiziert – Verschlüsselung inklusive.
netPension® ZMV ist von der ITSG zertifiziert. Der Datenaustausch läuft über dakota, die Software für die gesicherte Kommunikation zwischen Zahlstellen und gesetzlichen Krankenkassen. Alle Nutzdaten werden vor dem Versand verschlüsselt. Mit der Lizenz für netPension® ZMV erwerben Sie zugleich die Client-Lizenz für dakota – zusätzliche Lizenzgebühren entstehen nicht. Installiert wird dakota einmalig und bleibt im Betrieb weitgehend unsichtbar.
Auch ohne Systemwechsel
netPension® ZMV ist ein eigenes Produkt.
Das Zahlstellenmeldeverfahren lässt sich separat erwerben – On-Premise im eigenen Rechenzentrum oder als SaaS-Lösung. Sie behalten Ihr Bestandsführungssystem und nutzen nur das Meldeverfahren; die Daten kommen über eine Schnittstelle aus Ihrer Fachanwendung. Beide Betriebsarten haben denselben Funktionsumfang, sie unterscheiden sich nur darin, wer die Infrastruktur betreibt.
01
Eigene Mandantenumgebung
Für jede Zahlstelle wird eine eigene Umgebung eingerichtet: Infrastruktur, Datenbank, technische Schnittstellen sowie Sicherheits- und Überwachungskomponenten. Die Plattform ist mandantenfähig – mehrere Zahlstellen laufen auf gemeinsamer Infrastruktur bei vollständiger Trennung der Datenbestände.
02
Fachliche Einrichtung
Zahlstellennummer, Organisationsdaten und Ansprechpartner werden erfasst, Benutzer, Rollen und Berechtigungen eingerichtet, Meldeparameter, Kommunikationswege und Prüfregeln konfiguriert. Bestehende Versorgungsempfänger, Versorgungsbezüge und historische Meldedaten lassen sich aus Vorsystemen übernehmen – ein laufendes Meldeverfahren wird also nahtlos fortgeführt.
03
Test und Inbetriebnahme
Vor dem Produktivbetrieb werden Anmeldung an den Kommunikationsdiensten, Übertragung von Testmeldungen, Verarbeitung von Rückmeldungen sowie fachliche Einstellungen und Berechtigungen abgenommen.
04
Betrieb
Infrastruktur, Updates, Datensicherung, Verfügbarkeitsüberwachung und Wartung liegen bei uns. Gesetzliche Änderungen und neue Versionen werden zentral bereitgestellt – Sie arbeiten immer mit dem aktuellen Stand und konzentrieren sich auf das Verfahren selbst.
Die vier Schritte beschreiben die SaaS-Einrichtung. Bei der On-Premise-Variante entfällt Schritt 01, die Anwendung wird stattdessen in Ihrer eigenen Umgebung installiert; Schritt 02 und 03 bleiben identisch, und den Betrieb in Schritt 04 führen Sie selbst. SaaS oder On-Premise im Vergleich
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Wir zeigen netPension® an Ihren Fragen entlang – keine Folien, sondern die laufende Software. Rufen Sie an oder fordern Sie eine Demo an.